外部対応メモは必須!

ビジネス社会ではホウレンソウという概念がある。
部下が上司に対し、報告、連絡、相談するという行為の略称である。

しかし、上司たちは、仕事上、ホウレンソウしているのかというと必ずしもそうではない。


権限を振るう地位に甘え、業務上の情報を共有すべき部下に対し必要な情報を提供していないケースがままある。

自治会組織なども該当する。
行政組織をまったく知らず、法律や行政文書を読んだことがない人が自治会役員となり、偉くなったつもりで、「私のような、自治会役員と口をききたいなら中間管理職的役員を通せ」と発狂した言い方しかできない「馬鹿」が世の中にはいる。

この「馬鹿」、自治会総会にて、一人意気高揚、、、あれもしなければ、これもしなければ、、、と意気込みを語ったが、その一年間何ら実績らしいことをあげることはなかった。行政組織、法律、行政文書を知らないのだから、新しいことが何一つできるはずはないのである。

文章化できないのだから、いわゆる決裁文書レベルに辿りつくことはない。
この点では、実務経験なき、保守系言論人の説得力の無さも同様、、、

問題はそれだけではない。

私が所属する自治会総会の議事録はずっと議事録として作成、回付されたことはない。自治会役員会の議事録もしかり。自治会会計報告は、勘定科目別の支出内訳程度で、支出先が不明な状態が続いた。

そういう程度の自治会なので、地域に社会福祉法人など、公的な性格を有する施設運営に関する住民説明会なども、自治会長の一存で決められると勘違いする。

で、何が起きたか。予想しないトラブルに地域社会全体が困惑するハメになった。

私のところで起きているちょっとした困りごとは、許認可された事業者の住民説明会を何度か事前に開催、事業者ときちんと事前確認しておけば最悪の事態は防げた。

自治会長は、今になって2年前から事業者と接触していたと語るが、事業者と接触した対応メモがない状態なのだから、事業者は誤魔化そうと思えばトコトン誤魔化せると思ったはずだ。

自治会長の、住民に奉仕するという気持ちを忘れ、自分は偉いんだ、何でも独断で決められるという錯覚が、事業者からみてチョロマカシが可能な自治会という認識を生み、許認可した自治体組織の特定分野の専門知識と当事者意識の無さが、今回の地域大の遠因となった。

よって、外部対応メモは、立場が上であれ下であれ、特に住民被害、迷惑に繋がる、後々のトラブルを最低限防ぐために、作成することが必須なのである。


以上

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